Inhaltsverzeichnis
Eine Steuerprüfung in der Handwerkerfirma – amtlich Betriebsprüfung oder Außenprüfung – lässt sich vorbereiten: Gleichen Sie Rechnungen und Leistungsnachweise aus Ihrem Rechnungsprogramm mit Kontoauszügen und der Buchhaltung Ihrer Steuerkanzlei ab. Entscheidend ist, ob sich ein Auftrag von der Leistung über die Rechnung bis zur Zahlung und Buchung nachvollziehen lässt. Dabei suchen Sie nach fehlenden Unterlagen, doppelten Belegen und widersprüchlichen Angaben. Aus den Auffälligkeiten entsteht eine Arbeitsliste für Büro und Kanzlei. Ein unauffälliger Prüfbericht allein beweist noch keine fehlerfreie Buchführung.
Recherchestand: 25. September 2026. Der Beitrag behandelt deutsche Handwerksbetriebe und die Vorbereitung ihrer Rechnungs- und Softwaredaten auf eine Betriebsprüfung. Die Checkliste ist eine praktische Arbeitshilfe, kein vollständiger Katalog aller Prüfungsfelder.
Steuerprüfung in der Handwerkerfirma: Wo fangen Sie an?
Beginnen Sie mit einem abgeschlossenen Auftrag: Finden Sie die Rechnung, die dazugehörigen Leistungsunterlagen, den Zahlungseingang und die Buchung wieder? Gehen Sie anschließend den umgekehrten Weg von der Buchung zum Beleg. Die Regeln des Bundesfinanzministeriums zur Buchhaltung und Aufbewahrung von Unterlagen am Computer heißen GoBD. Sie verlangen, dass sich die Vorgänge in beide Richtungen nachprüfen lassen (Randnummern 32 bis 34). Betroffen sein kann neben der Buchhaltung auch Ihr Rechnungsprogramm (Randnummer 20).
Orientieren Sie sich beim Suchen an dieser Folge: Auftrag → Leistungsnachweis → Rechnung → Zahlung und Buchhaltung. Das ist keine vorgeschriebene Belegfolge für jeden Fall. Bei einer kleinen Reparatur kann ein gesondertes Angebot fehlen; eine Dienstleistung braucht nicht automatisch einen Lieferschein. Meldet Ihr Programm einen fehlenden Lieferschein, klären Sie zuerst, ob es für diesen Auftrag überhaupt einen gab und ob er zum Nachweis gebraucht wird. Ein fehlendes, im konkreten Fall nicht erforderliches Dokument ist nicht automatisch ein Steuerfehler.
Legen Sie fest, welchen Zeitraum und welche Firma Sie prüfen. Stellen Sie zusammen, woher die Unterlagen kommen: Rechnungsprogramm, Kontoauszüge und Buchhaltung der Steuerkanzlei. Fordern Sie die benötigten Bankdaten und Buchungen bei der Kanzlei an, soweit sie dort liegen. Fehlen diese Daten, halten Sie für Zahlungen und Buchungen „nicht geprüft“ fest. Ein Abgleich allein im Rechnungsprogramm sagt dann noch nichts darüber aus, ob auch Zahlungen und Buchungen stimmen.
Welche Daten sollten Sie miteinander vergleichen?
Gehen Sie die folgenden Fragen anhand Ihrer Listen, Belege und Auswertungen durch. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, welche Vergleiche Ihr Programm übernehmen kann, und lassen Sie sich das am Programm zeigen.
| Was Sie vergleichen | Was auffallen kann | Was Sie anschließend klären |
|---|---|---|
| Kunden und Lieferanten | Kunde oder Lieferant doppelt angelegt; unklar, zu wem ein Beleg gehört; Anschriften weichen ab. | Gehören die Einträge zusammen? Enthält die damalige Rechnung die damals richtigen Angaben? Ein späterer Umzug macht sie nicht automatisch falsch. |
| Leistung und Abrechnung | Abgeschlossene Leistung noch nicht abgerechnet; dieselbe Leistung steht in mehreren Rechnungen. | Sind Nachträge, Teilabrechnungen, Gewährleistungsarbeiten oder bewusst noch offene Abrechnungen dokumentiert? |
| Rechnungsnummern | Verschiedene Rechnungen tragen dieselbe vollständige Nummer; in der Nummernfolge gibt es Sprünge. | Ist es nur eine Kopie oder ein erneuter Versand derselben Rechnung? Prüfen Sie bei verschiedenen Rechnungen die vollständige Nummer einschließlich möglicher Zusätze und klären Sie Lücken. |
| Beträge | Die Beträge der einzelnen Positionen, Rabatte, Umsatzsteuer und Endbetrag passen rechnerisch nicht zusammen. | Vergleichen Sie dieselben Berechnungen und berücksichtigen Sie Rundungen, Zuschläge und mehrere Steuersätze. Klären Sie Abweichungen, statt sie durch großzügige Programmeinstellungen auszublenden. |
| Abschläge und Schlussrechnung | Abschlagszahlungen fehlen in der Abrechnung oder wurden mehrfach angerechnet. | Unterscheiden Sie ausgestellte Abschlagsrechnungen und tatsächlich erhaltene Zahlungen. Prüfen Sie für den gesamten Auftrag, was verrechnet wurde. |
| Storno und Korrektur | Es ist unklar, welche Rechnung korrigiert wurde; dieselbe Korrektur wurde mehrfach berücksichtigt. | Sehen Sie Originalrechnung, Korrektur, Buchung und gegebenenfalls Rückzahlung gemeinsam an. |
| Zahlungen | Eine Rechnung steht ohne Nachweis auf „bezahlt“; dieselbe Zahlung wurde doppelt zugeordnet; ein Restbetrag ist unklar. | Klären Sie Teilzahlungen, Sammelzahlungen, Skonto, Einbehalte, Überzahlungen und Erstattungen anhand der Zahlungsnachweise. |
| Übergabe an die Buchhaltung | Eine übergebene Rechnung fehlt bei der Kanzlei oder wurde zweimal übernommen. | Fragen Sie die Kanzlei, welche Belege tatsächlich angekommen und übernommen worden sind. Vergleichen Sie Belegnummern, Anzahl und Summen. Eine versandte Datei allein belegt die Übernahme nicht. |
| Ablage und Änderungen | Das Original ist nicht auffindbar; ein Betrag hat sich ohne nachvollziehbare Korrektur geändert. | Prüfen Sie die Ablage, die erlaubten Zugriffe, die aufgezeichneten Änderungen und den früheren Inhalt. |
Prüfen Sie auch Material und Arbeitszeiten, soweit Sie diese einem Auftrag sicher zuordnen können. Mögliche Auffälligkeiten sind doppelt abgerechnete Monteurstunden oder Material ohne erklärbaren Auftragsbezug. Ein negativer Materialposten kann jedoch eine Rückgabe sein; Material aus dem Lager kann auch im eigenen Betrieb verwendet worden sein. Klären Sie deshalb zuerst, was tatsächlich passiert ist. Die Abgabenordnung verlangt vollständige und richtige Aufzeichnungen (§ 146 Absatz 1 AO). Eine betrieblich auffällige Angabe ist aber nicht automatisch ein steuerlicher Verstoß.
Nummernlücke, Vorauszahlung oder Storno: Was ist wirklich falsch?
Eine Nummernlücke allein beweist keine fehlende Rechnung. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums erlaubt mehrere getrennte Reihen von Rechnungsnummern, sogenannte Nummernkreise. Eine lückenlose Folge ist nicht vorgeschrieben (Abschnitt 14.5 Absätze 10 und 11). Jede vollständige Rechnungsnummer muss trotzdem eindeutig und einmalig vergeben sein. Halten Sie für auffällige Sprünge die nachvollziehbare Erklärung fest. Vergeben Sie alte Nummern nicht nachträglich neu, nur um Lücken in der Liste zu schließen.
Eine Rechnung vor der Leistung oder eine Zahlung vor der Rechnung ist nicht automatisch falsch. Vorauszahlungen kommen vor; § 14 Absatz 5 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) regelt Rechnungen über Zahlungen vor der Leistung und deren Anrechnung in der Endrechnung. Prüfen Sie deshalb zuerst, ob Sie eine Anzahlungsrechnung oder eine Schlussrechnung vor sich haben. Besprechen Sie einen Hinweis Ihres Programms mit der Kanzlei, bevor Sie eine solche Rechnung als fehlerhaft behandeln.
Auch eine bezahlte und später stornierte Rechnung lässt sich erklären, wenn Korrektur und weiterer Umgang mit dem Geld nachvollziehbar sind. Achten Sie außerdem auf das Wort „Gutschrift“: Im Umsatzsteuerrecht kann damit eine Rechnung gemeint sein, die Ihr Kunde für Ihre Leistung ausstellt. Das muss vorher vereinbart sein (§ 14 Absatz 2 UStG). Eine frühere Rechnung von Ihnen ist dafür nicht zwingend nötig. Im Geschäftsalltag meint „Gutschrift“ dagegen oft eine Rechnungskorrektur. Halten Sie diese beiden Fälle auseinander.
Umsatzsteuer: Was sollten Sie mit der Kanzlei klären?
Kontrollieren Sie bei einer regulären Rechnung unter anderem Namen und Anschriften der Beteiligten, Rechnungsnummer, Beschreibung und Zeitpunkt der Leistung sowie die Steuerangaben (§ 14 Absatz 4 UStG). Welche Pflichtangaben und Vereinfachungen im konkreten Fall gelten, hängt von der Rechnungsart ab. Schauen Sie dafür in die ausgestellte Rechnung: Richtige Angaben in Ihrer Kundenkartei allein genügen nicht.
Bei bestimmten Bauleistungen schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer. Das heißt „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und ist in § 13b Absatz 2 Nummer 4 und Absatz 5 UStG geregelt. Als ausführender Betrieb rechnen Sie in diesen Fällen ohne gesonderten Umsatzsteuerausweis ab; der Auftraggeber schuldet die Steuer. Dafür müssen auch die Voraussetzungen beim Auftraggeber erfüllt sein: Im Regelfall muss er nachhaltig entsprechende Bauleistungen erbringen. „Kunde ist eine Firma“ reicht dafür nicht. Eine Rechnung ohne gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer ist hier auch keine Rechnung mit einem gewöhnlichen Nullsteuersatz. Lassen Sie unklare Fälle anhand der zugehörigen Nachweise von Ihrer Steuerkanzlei einordnen.
Vergleichen Sie neben Betrag und Rechnungsart auch, wie die Umsatzsteuer behandelt wird und warum. Klären Sie besonders bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer oder mit abweichendem Steuersatz, ob die Angaben und die Begründung zusammenpassen. Stimmen Rechnung und Buchhaltung nicht überein, fragen Sie die Kanzlei: Wurden die Daten richtig übertragen? Auf welches Buchhaltungskonto wurde gebucht und mit welcher Einstellung für die Umsatzsteuer? Diese Einstellung heißt in Programmen oft „Steuerschlüssel“ oder „Steuerkennzeichen“. Lassen Sie auch klären, in welchen Steuerzeitraum der Vorgang gehört. Das Rechnungsdatum allein reicht dafür nicht immer aus; das hängt unter anderem von der Art der Besteuerung und davon ab, ob es sich um eine Anzahlung handelt.
E-Rechnungen: Originaldaten und tatsächliche Leistung abgleichen
Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsangaben so, dass ein Programm sie lesen kann; jede Angabe steht in einem festen Feld. Eine XRechnung ist eine reine Datendatei, die Sie mit einem Anzeigeprogramm lesen. Bei einer ZUGFeRD-E-Rechnung stecken diese Rechnungsdaten zusätzlich im PDF. Prüfen Sie deshalb die Rechnungsdaten selbst, nicht nur die sichtbare PDF-Seite. Bei Abweichungen gelten die eingebetteten Daten. Bewahren Sie mindestens diesen Datenteil so auf, wie er ankam – unverändert und im ursprünglichen Format. Das Bundesfinanzministerium erläutert die technische Prüfung und Aufbewahrung in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Fragen 7, 12a und 13). Für weitere steuerlich wichtige Unterlagen gelten weiterhin die jeweiligen Aufbewahrungspflichten.
Vergleichen Sie Rechnungsnummer, Aussteller und Empfänger, Leistungsangaben, Beträge und Umsatzsteuerangaben mit der Buchung. Ein Prüfprogramm für E-Rechnungen (Validator) kontrolliert den Aufbau der Datei und festgelegte Regeln für die Angaben. Es bestätigt nicht, dass die abgerechneten Stunden geleistet wurden, das Material geliefert wurde oder der Preis stimmt. Gleichen Sie das mit Ihren Auftrags- und Leistungsunterlagen ab. Meldet das Programm „XML fehlt“, ist damit die Rechnungsdatendatei gemeint. Klären Sie zuerst, ob für diesen Beleg solche Originaldaten vorhanden sein müssen. Zulässige Papier- oder einfache PDF-Rechnungen werden durch Ihren Abgleich nicht nachträglich zu E-Rechnungen.
Wie Empfang, Prüfung und Ablage zusammenhängen, erläutert der Beitrag E-Rechnungen per E-Mail: Reicht ein Postfach?.
Alte Rechnungen vergleichen und Fehler nachvollziehbar korrigieren
Der ursprüngliche Inhalt einer Buchung oder Aufzeichnung muss feststellbar bleiben; auch spätere Änderungen müssen erkennbar sein (§ 146 Absatz 4 AO). Überschreiben Sie daher eine fehlerhafte Rechnung nicht einfach und löschen Sie keinen Beleg stillschweigend, damit eine Fehlermeldung verschwindet.
Vergleichen Sie ergänzend die heutige Rechnungsliste mit einer älteren, etwa aus einer Datensicherung: Fehlt eine Rechnung oder hat sich ein Betrag geändert? Halten Sie fest, von wann beide Listen stammen und welche Rechnungen sie jeweils enthalten. Fehlt ein Beleg, prüfen Sie zuerst die Ablage und die Filter der Liste. Vielleicht wird eine archivierte Rechnung nur nicht mehr angezeigt. Der Vergleich zweier Sicherungen ersetzt keine durchgängige Aufzeichnung der Änderungen.
Wenn sich ein Fehler bestätigt: Sichern Sie das Original, klären Sie die Ursache und stimmen Sie mit Ihrer Kanzlei ab, wie Sie zulässig korrigieren. Halten Sie fest, was Sie geändert haben, und prüfen Sie den betroffenen Vorgang erneut. Kontrollieren Sie bei Änderungen an Kunden- oder anderen Grunddaten außerdem, ob alte Belege und ihre Zuordnungen weiterhin zeigen, was damals galt. Beispiel: Ändern Sie wegen eines Umzugs die Anschrift eines Kunden, müssen alte Rechnungen weiterhin die damalige Anschrift zeigen (GoBD, Randnummer 111).
Offene Fragen und geklärte Fehler festhalten
Halten Sie offene Fragen und bestätigte Fehler in einer Arbeitsliste fest. Wenn Sie Farben nutzen, empfehlen wir folgende Bedeutung: Rot steht für einen bestätigten Widerspruch, Gelb für eine offene Frage. Grün heißt nur: Bei diesem Vergleich ist in den geprüften Daten nichts aufgefallen – nicht, dass alles stimmt. Fehlen Daten oder wurde ein Vergleich nicht durchgeführt, vermerken Sie „nicht geprüft“.
Erfundenes Beispiel: Ein Auftrag ist mit 12.450 Euro netto erfasst, die bisherige Abrechnung beträgt 11.030 Euro netto. Die Differenz von 1.420 Euro ist zunächst eine Rückfrage. Wurde eine Position abbestellt, ist ein Teil noch offen oder fehlt eine Rechnung? Sehen Sie die zugehörigen Unterlagen gemeinsam durch, bevor Sie aus der Differenz auf einen fehlenden Umsatz schließen.
- Was wurde geprüft? Für welchen Zeitraum, mit welchen Listen und Dateien und mit welchem Datenstand? Was blieb außen vor?
- Was ist aufgefallen? Um welchen Beleg geht es, was wurde verglichen und welche Werte weichen ab? Wo liegen die zugehörigen Unterlagen?
- Wie ist der Fall einzuordnen? Ist ein Fehler bestätigt, eine Erklärung noch offen oder eine Prüfung mangels Daten nicht möglich?
- Wer kümmert sich darum? Wer klärt den Fall, welche Erklärung und Nachweise liegen vor und was ist der nächste Schritt?
- Wie wurde der Fall abgeschlossen? Was wurde korrigiert oder warum war keine Korrektur nötig? Wann wurde erneut geprüft und mit welchem Ergebnis?
Nutzen Sie automatische Prüfungen, fragen Sie Ihren Softwareanbieter: Was genau wird verglichen? Wo ist das verständlich beschrieben, und gelten die beschriebenen Prüfregeln für unsere Programmversion? Welchen Stand haben diese Regeln? Wie behandelt das Programm Anzahlungen oder Sammelzahlungen? Lassen Sie sich das an passenden Vorgängen zeigen. So können Sie nachvollziehen, warum das Programm eine Auffälligkeit meldet und einen anderen Vorgang nicht. Die Arbeitsliste und das Ampelschema sind unsere organisatorischen Vorschläge, keine amtliche Vorgabe.
Was Sie für die Betriebsprüfung zusätzlich vorbereiten sollten
Beschreiben Sie verständlich, wie Sie im Betrieb mit Belegen arbeiten: Wer erfasst sie, wer prüft, wie wird korrigiert und wo werden Originale aufbewahrt? Diese Beschreibung ist Teil der sogenannten Verfahrensdokumentation. Sie muss zur tatsächlichen Arbeitsweise passen und Änderungen nachvollziehbar festhalten (GoBD, Randnummern 151 bis 154). Ein unverändertes Musterdokument erklärt den eigenen Betrieb noch nicht.
Probieren Sie mit Ihrem Softwareanbieter und Ihrer Steuerkanzlei aus, wie Sie dem Prüfer die steuerlich wichtigen Daten als Datei übergeben können. Die Vorgaben dazu stehen in § 147 Absatz 2 und 6 AO: Die Unterlagen müssen verfügbar und lesbar sein; erforderliche Daten müssen sich mit einem Programm durchsuchen, sortieren und zusammenrechnen lassen. Das heißt „maschinell auswertbar“. Außerdem regelt das Gesetz den Datenzugriff bei der Betriebsprüfung. Ein Ordner voller Rechnungsbilder ersetzt die erforderlichen auswertbaren Daten nicht. Prüfen Sie eine zur Probe ausgegebene Datei: Ist alles enthalten, und lassen sich Belege und Buchungen noch einander zuordnen?
Stimmen Sie mit der Kanzlei ab, welche weiteren Bereiche Sie vorbereiten müssen. Kasse, Lohn, die private Nutzung betrieblicher Leistungen oder Gegenstände (Privatanteile) und andere Prüfungsfelder sind durch diese Rechnungskontrolle nicht erledigt. Bei Bargeschäften müssen insbesondere Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich aufgezeichnet werden (§ 146 Absatz 1 AO). Zusätzliche Kassenanforderungen sind gesondert zu prüfen.
Beginnen Sie mit einem überschaubaren Zeitraum und einigen unterschiedlichen Vorgängen: normale Rechnung, Abschlag, Schlussrechnung und Korrektur. Klären Sie die dabei gefundenen Lücken und wenden Sie die passenden Kontrollen anschließend auf die übrigen Unterlagen an. So wird die Vorbereitung auf die Betriebsprüfung zu einer wiederkehrenden Aufgabe für Ihr Büro und Ihre Kanzlei.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen: GoBD, Amtliches AO-Handbuch 2026, Anhang 33. Insbesondere Randnummern 20, 32–34, 64, 71–72, 100, 108–112 und 151–154.
- Abgabenordnung: § 146 und § 147. Onlinefassungen, abgerufen am 25. September 2026.
- Umsatzsteuergesetz: § 14 und § 13b. Onlinefassungen, abgerufen am 25. September 2026.
- Bundesministerium der Finanzen: Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.5. Amtliches Umsatzsteuer-Handbuch 2024, Absätze 10 und 11 zur Rechnungsnummer; abgerufen am 25. September 2026.
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung zum 1. Januar 2025. Stand März 2026, insbesondere Fragen 7, 11, 12a und 13.