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Im Büro werden Wartungsanfragen gelesen, Kundendaten gesucht und Terminwünsche übertragen. Gleichzeitig warten Baustellenberichte und Rückfragen zu Angeboten. Wenn Sie Prozesse für KI auswählen möchten, beginnen Sie mit einer wiederkehrenden, klar begrenzten Aufgabe, deren Ergebnis Ihr Team gut prüfen kann. Entscheidend sind der tatsächliche Arbeitsaufwand, verfügbare Daten und die Folgen möglicher Fehler.
Zur Serienübersicht: Prozesse mit KI automatisieren
Dieser Beitrag vertieft Stufe 1 unserer achtteiligen Anleitung zur Automatisierung von Abläufen im Handwerk. Am Ende steht eine begründete Auswahl für den ersten Versuch. Die genaue Aufnahme des heutigen Ablaufs und das Zerlegen einzelner Aufgaben folgen in den nächsten Stufen. Unsere Auswahlhilfe ist eine Arbeitshilfe der Redaktion, keine wissenschaftlich geprüfte Methode.
Einen konkreten Vorgang statt einer ganzen Abteilung auswählen
„Das Büro automatisieren“ ist zu groß für einen ersten Versuch. „Angaben aus Wartungsanfragen von Bestandskunden für die weitere Bearbeitung vorbereiten“ beschreibt dagegen eine Aufgabe, bei der klar ist, womit sie anfängt und was am Ende vorliegen soll. Das Team kann daran prüfen, ob eine Unterstützung hilft.
Wir führen das erfundene Beispiel aus der Serienübersicht fort: Ein Handwerksbetrieb bearbeitet den Ablauf Kundenanfrage → Auftrag → Termin. Eine Kundenmail lautet: „Wir möchten die jährliche Wartung vereinbaren, möglichst vormittags.“ Für den ersten Versuch wird nur die Vorbereitung ausgewählt: Anliegen, genannte Anlage, Terminwunsch und fehlende Angaben sollen als Entwurf vorliegen. Eine Person im Büro prüft diesen anhand der Originalmail und der benötigten Unterlagen, bevor Auftrag und Termin weiterbearbeitet werden.
Notfälle, Reparaturdiagnosen und verbindliche Terminbestätigungen gehören zunächst nicht zum Versuch. Dass der gesamte Ablauf später bis zum Termin reicht, bedeutet nicht, dass Sie ihn beim ersten Anlauf vollständig automatisieren müssen. Die Beispiele in diesem Artikel beschreiben mögliche Gestaltungen und keine Funktionen einer bestimmten Software.
Prozesse für KI auswählen: sieben Kriterien vergleichen
Sammeln Sie mit den beteiligten Beschäftigten einige mögliche Aufgaben. Bewerten Sie alle anhand derselben Fragen und notieren Sie jeweils eine kurze Begründung aus Ihrem Betrieb. Die folgende Tabelle zeigt günstige Voraussetzungen und Klärungsbedarf. Notieren Sie für jedes Kriterium „günstig“ oder „zuerst klären“. Ein unbekannter Wert gehört in „zuerst klären“. Lässt sich ein entscheidendes Problem im geplanten Versuch nicht lösen, ist die Aufgabe für diesen Einstieg ungünstig.
| Kriterium | Günstig für einen ersten Versuch | Zuerst klären oder eingrenzen |
|---|---|---|
| Häufigkeit | Die Aufgabe kehrt regelmäßig wieder; vergleichbare Fälle sind verfügbar. | Nur seltene Einzelfälle oder eine Saisonspitze, die gerade nicht beobachtbar ist. |
| Bearbeitungsaufwand und Nacharbeit | Das Team kann wiederkehrende Such-, Übertragungs- oder Korrekturarbeit konkret benennen. | Der vermutete Aufwand besteht überwiegend aus Warten; aktive Arbeitszeit ist unbekannt. |
| Datenverfügbarkeit | Benötigte Originale und gültige Angaben sind auffindbar. Es ist geklärt, ob diese Daten für den Versuch verwendet werden dürfen. | Fehlende, widersprüchliche oder verstreute Angaben; ungeklärter Zugriff. |
| Anfang und Ende klar | Auslöser, gewünschtes Ergebnis und zuständige Person stehen fest. | Die Aufgabe reicht unbestimmt in Beratung, Planung und Abrechnung hinein. |
| Ausnahmen | Typische Abweichungen sind bekannt und können an eine Person übergeben werden. | Fast jeder Fall braucht eine neue fachliche Entscheidung; Übergabe ist unklar. |
| Fehlerfolgen | Ein fehlerhafter Entwurf kann vor seiner Verwendung verworfen oder korrigiert werden. | Ein Fehler könnte unbemerkt eine Zusage, Zahlung oder sicherheitsrelevante Entscheidung auslösen. |
| Prüfbarkeit | Eine fachkundige Person kann das Ergebnis mit Originalen und klaren Kriterien abgleichen. | Fehler werden erst beim Kunden oder auf der Baustelle sichtbar; Prüfzeit fehlt. |
Ähnliche Fragen stellt auch der Softwarehersteller UiPath bei der Bewertung von Automatisierungsideen: Wie oft fällt die Arbeit an? Wie viel Zeit kosten Bearbeitung und Nacharbeit? Welche unterschiedlichen Wege gibt es, und welche Daten liegen im Programm vor? Unsere Tabelle übernimmt seine Rechenformel nicht. Sie sagt auch nicht voraus, welchen Anteil Ihrer Arbeit Sie automatisieren können.
Addieren Sie die Einordnungen nicht zu einer Gesamtpunktzahl. Eine häufige Aufgabe gleicht ungeklärte Fehlerfolgen oder fehlende Prüfbarkeit nicht aus. Ist eines dieser Probleme innerhalb des geplanten Versuchs nicht beherrschbar, wählen Sie einen kleineren Ausschnitt oder eine andere Aufgabe. Bei offenen Daten- oder Zuständigkeitsfragen halten Sie fest, wer sie vor dem Test klärt.
Den heutigen Aufwand mit echten Vorgängen einschätzen
Für die Vorauswahl brauchen Sie noch keine vollständige Untersuchung des Ablaufs. Nehmen Sie vorhandene Vorgänge und prüfen Sie gemeinsam, wo tatsächlich gearbeitet wird. Notieren Sie zu jeder infrage kommenden Aufgabe den betrachteten Zeitraum, die Zahl der Fälle sowie die aktive Bearbeitungszeit einschließlich Prüfung und Nacharbeit. Kennzeichnen Sie Schätzungen ausdrücklich und halten Sie einfache Fälle und Sonderfälle auseinander.
Im Wartungsbeispiel kann eine Anfrage mehrere Tage offen sein, weil der Kunde auf eine Rückfrage noch nicht geantwortet hat. Diese Liegezeit ist keine mehrtägige Arbeitsleistung des Büros. Wenn das Ziel eine schnellere Rückmeldung ist, betrachten Sie die Zeit bis zur Rückmeldung zusätzlich; wenn das Ziel weniger Büroarbeit ist, zählt die aktive Bearbeitungszeit.
Erfassen Sie Nacharbeit genau einmal: entweder bereits in der gesamten Bearbeitungszeit oder als gesonderten Zusatz. Beschreiben Sie auch, wodurch sie entsteht. Ein falsch übertragener Terminwunsch ist ein anderes Problem als eine Kundenakte ohne eindeutige Anlagenzuordnung. Für Letzteres kann zunächst eine Pflege der Kunden- und Anlagendaten (Stammdaten) nötig sein.
Eine mögliche Entlastung ist zu diesem Zeitpunkt eine Annahme. Später muss die unterstützte Bearbeitung einschließlich Kontrolle und Korrekturen mit dem Ausgangszustand verglichen werden. Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung außerdem Einrichtung, Schulung, laufende Betreuung und mögliche Nutzungskosten. Nur weil das Schreiben schneller geht, rechnet sich die Änderung noch nicht.
Welche Aufgabe braucht tatsächlich KI?
Damit ist die Aufgabe gewählt. Ob dafür KI nötig ist, ist eine zweite Frage. Steht die Kundennummer bereits in einem festen Feld eines Formulars, kann eine feste Programmfunktion die zugehörige Kundenakte suchen. Fehlt eine Pflichtangabe, genügt dafür eine Prüfregel. Für das Übertragen eindeutig vorliegender Werte müssen Sie keine KI vorsehen.
Ein möglicher KI-Anteil liegt im Beispiel darin, frei formulierte Anfragen auszuwerten: Welches Anliegen beschreibt der Kunde, welchen Termin wünscht er, welche Angaben nennt er? Ob eine KI diese Vorarbeit brauchbar erledigt, wird mit passenden Fällen geprüft. Ein Wunsch wie „möglichst vormittags“ darf im Ergebnis nicht zur bereits getroffenen Terminvereinbarung werden.
Halten Sie daher zunächst nur fest, welche sprachliche oder inhaltliche Aufgabe Sie mit KI erproben möchten und welche einfachere Alternative infrage kommt, etwa eine Rückfragevorlage oder ein Formular. Auch der KI-Hersteller Anthropic empfiehlt, mit der einfachsten geeigneten Lösung anzufangen und nur bei Bedarf etwas Aufwendigeres zu bauen. Die genaue Zuordnung von Regeln, Software und KI folgt in Stufe 5 der Serie.
Mögliche Einstiegsaufgaben im Handwerk gegenüberstellen
Die folgenden Einordnungen sind erfundene Auswahlbeispiele. Die tatsächliche Priorität hängt von Ihren Vorgängen, Daten und Zuständigkeiten ab. Ein Arbeitsgebiet wie „Rechnungen“ ist nicht pauschal geeignet oder ungeeignet; entscheidend ist die konkret übertragene Aufgabe.
| Infrage kommende Aufgabe | Möglicher Nutzen und Voraussetzung | Einordnung für den Einstieg |
|---|---|---|
| Wartungsanfrage zusammenfassen und fehlende Angaben markieren | Weniger manuelles Übertragen; Originalmail und notwendige Unterlagen liegen der prüfenden Person vor. | Für einen Versuch vormerken; Auftrag und Termin bleiben gesonderte Entscheidungen. |
| Baustellenbericht aus vorhandenen Stichpunkten formulieren | Schreibarbeit unterstützen; die ausführende Person prüft den Entwurf und ergänzt fehlende Tatsachen. | Vergleichbare Aufgabe, wenn die Stichpunkte ausreichend sind und Prüfzeit vorhanden ist. |
| Dokument anhand einer eindeutigen Auftragsnummer zuordnen | Ablagearbeit verringern; Auftragsnummer und Ziel sind verlässlich feststellbar. | Zuerst regelbasierte Zuordnung mit vorhandener Software prüfen. |
| Den gesamten nächsten Arbeitstag selbstständig umplanen und Kunden informieren | Erfordert im Beispiel Entscheidungen über Personal, Dauer, Dringlichkeit und Zusagen. | Für den ersten Versuch zu weit gefasst; gegebenenfalls auf einen intern geprüften Planungsvorschlag begrenzen. |
| Aus einer Störungsmeldung selbstständig über einen dringenden Einsatz entscheiden | Eine falsche Einschätzung könnte notwendige Hilfe verzögern. | Für den Anfang nicht der KI allein überlassen; fachliche Beurteilung beim zuständigen Menschen belassen. |
Die Grenze zwischen Vorbereiten und Ausführen verändert die Fehlerfolgen. Ein interner Entwurf ist etwas anderes als eine Nachricht, die unmittelbar an den Kunden geht. Die Sicherheitsinitiative OWASP warnt vor zu weitreichenden Handlungsmöglichkeiten der KI: Je mehr Funktionen und Zugriffe sie nutzen darf und je mehr sie ohne menschliche Prüfung erledigt, desto größer kann der Schaden bei einem Fehler sein. OWASP empfiehlt unter anderem menschliche Freigaben vor folgenreichen Aktionen. Für Ihre Vorauswahl heißt das: Legen Sie bereits fest, welches Ergebnis intern bleibt und welche Entscheidung eine Person trifft.
Aus dem Vergleich eine begründete Auswahl machen
Prüfen Sie zuerst für jede infrage kommende Aufgabe, welche Voraussetzungen noch ungeklärt sind. Für die verbleibenden Aufgaben vergleichen Sie anschließend den erwarteten Nutzen und den Aufwand für einen begrenzten Versuch. Bevorzugen Sie eine Aufgabe, bei der das Team eine wiederkehrende Belastung belegen und die Ergebnisse beurteilen kann. Falls die vorhandenen Angaben dafür nicht reichen, ist das Nachmessen oder Klären der Datenlage der nächste Arbeitsschritt.
Im erfundenen Wartungsbetrieb fällt die vorläufige Wahl auf die Vorbereitung der Anfrage. Dafür wird angenommen, dass regelmäßig vergleichbare Mails eingehen, die benötigten Unterlagen verfügbar sind und eine zuständige Person die Entwürfe prüft. Würde die Datensuche vor allem an ungepflegten Anlagenakten scheitern, müsste der Betrieb diese Voraussetzung zuerst verbessern. Die Wahl ist damit begründet, aber noch kein Nachweis für die Eignung einer konkreten KI-Lösung.
Das Ergebnis von Stufe 1 auf einer Seite festhalten
Schließen Sie die Auswahl mit einem kurzen Steckbrief ab. Für unser Beispiel könnte er so aussehen:
- Aufgabe und Grenze: Wartungsanfrage eines Bestandskunden geht ein; am Ende liegt ein intern geprüfter Entwurf für die weitere Bearbeitung vor.
- Erwartete Verbesserung: Weniger manuelles Herausschreiben und Übertragen von Angaben. Heutiger Aufwand und spätere Prüf- und Korrekturzeit werden vergleichbar erfasst.
- Benötigte Grundlagen: Originalmail, erforderliche Kunden- und Anlagenunterlagen sowie geklärte Nutzung dieser Informationen im Versuch.
- Qualitätskriterien: Anliegen und Terminwunsch sind korrekt wiedergegeben. Fehlende Informationen werden benannt; nicht vorhandene Angaben werden nicht ergänzt.
- Verantwortung: Eine benannte Person im Büro prüft die Vorbereitung. Unklare Zuordnungen und Sonderfälle gehen zur manuellen Klärung.
- Offene Fragen: Lassen sich passende Vorgänge für den Vergleich bereitstellen? Reicht eine Vorlage oder ein Formular bereits aus? Welche Daten darf das spätere Programm verarbeiten?
Mit dieser Auswahl können Sie in Stufe 2 den tatsächlichen Ablauf aufnehmen: Wer liest die Anfrage, wo werden Angaben gesucht, und an welchen Übergaben bleibt der Vorgang liegen? Wenn sich dabei ein anderer Engpass zeigt, passen Sie die Auswahl an. Der Steckbrief ist Ihr Startpunkt. Sie prüfen seine Annahmen an echten Vorgängen und passen ihn bei Bedarf an.
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Quellen
- UiPath: Detailed Assessment, Automation Hub, Automation Cloud, Onlinefassung „latest“. Insbesondere die Tabelle zu Häufigkeit, Bearbeitungs- und Nacharbeitszeit, Prozessvarianten und Eingabedaten; abgerufen am 16. September 2026.
- Anthropic: Building effective agents, veröffentlicht am 19. Dezember 2024. Insbesondere „When (and when not) to use agents“; aktuelle Onlinefassung abgerufen am 16. September 2026.
- OWASP Gen AI Security Project: LLM06:2025 Excessive Agency. Insbesondere „Prevention and Mitigation Strategies“, Punkte 1–7; abgerufen am 16. September 2026.