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Eine Materialrechnung kommt als E-Rechnung ins Büro. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsangaben so, dass ein Programm sie lesen kann; jede Angabe steht in einem festen Feld. Ein einfaches PDF oder ein Scan bietet nur eine Ansicht der Rechnung, keine solchen Rechnungsdaten. Wer eine E-Rechnung validieren lässt, lässt ihre Datei von einem Prüfprogramm (Validator) kontrollieren: Ist sie richtig aufgebaut, und passen die Angaben nach den festgelegten Regeln zusammen? Ob Leistung und vereinbarter Preis stimmen, prüft das Programm nicht. In Landrix Handwerk können Sie die technische Prüfung direkt in der Übersicht der eingegangenen Rechnungen, dem Eingangsrechnungsjournal, starten und den Prüfbericht dort speichern.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsregelungen und Ausnahmen. Umso hilfreicher ist ein klarer Ablauf für eingehende Dateien: ansehen, technisch prüfen, mit dem Auftrag abgleichen und das Ergebnis dokumentieren. Die Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums (BMF) zur E-Rechnung erläutern den rechtlichen Rahmen. Mehr zum Empfang und zu den Ausstellungsfristen lesen Sie in unserem Beitrag E-Rechnungen per E-Mail: Reicht ein Postfach?
Ansehen, technisch prüfen und mit dem Auftrag abgleichen
Diese drei Aufgaben gehören zusammen, liefern aber unterschiedliche Ergebnisse:
- Ansehen: Ein Anzeigeprogramm (Viewer) zeigt die Rechnungsdaten wie eine normale Rechnung an. Eine solche Ansicht bietet beispielsweise der E-Rechnungsviewer von ELSTER. Dass sich eine Datei anzeigen lässt, heißt noch nicht, dass sie die technische Prüfung besteht.
- Technisch prüfen: Das Prüfprogramm kontrolliert die Datei anhand festgelegter Regeln. Dabei geht es etwa um den Aufbau der Datei und darum, ob die Angaben logisch zusammenpassen.
- Fachlich prüfen: Ihr Betrieb gleicht die Rechnung mit Bestellung, Lieferschein, Aufmaß oder Leistungsnachweis ab. Wurde das Material tatsächlich geliefert? Stimmen Menge, vereinbarter Preis und Zuordnung zum Bauvorhaben?
ZUGFeRD ist ein PDF, in dem die Rechnungsdaten zusätzlich als Datei stecken. Als E-Rechnung zählen ZUGFeRD-Dateien ab Version 2.0.1, ausgenommen die einfachsten Stufen MINIMUM und BASIC-WL. Weicht bei einer solchen E-Rechnung die sichtbare PDF-Ansicht von den eingebetteten Rechnungsdaten ab, gelten die Rechnungsdaten. Eine normale PDF-Rechnung ohne diese Daten ist nach dem Umsatzsteuerrecht keine E-Rechnung (BMF-FAQ, Fragen 2 und 12a).
Was ein Prüfbericht aussagt
Eine technische Prüfung braucht passende Regeln. Das zeigt die Dokumentation des Prüfprogramms der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Die Software erkennt, in welchem Datenformat die Rechnungsdatei vorliegt. Dann prüft sie: Ist die Datei richtig aufgebaut? Erfüllen die enthaltenen Angaben die festgelegten Bedingungen? Die Ergebnisse stehen im Prüfbericht. Welche Regeln das Programm dabei anwendet, hängt von seinen Einstellungen ab.
Schauen Sie im Prüfbericht auf drei Dinge: Welches Datenformat wurde erkannt? Nach welchen Regeln wurde geprüft? Welche Fehler und Hinweise stehen darin? Das Gesamtergebnis ist die Zusammenfassung dieser technischen Prüfung. Es beantwortet nicht automatisch, ob die abgerechnete Leistung tatsächlich erbracht wurde.
Ein positives Prüfergebnis ersetzt die Rechnungsprüfung im Betrieb nicht. Das BMF stellt im Schreiben vom 15. Oktober 2025 klar: Auch ohne gemeldeten Regelverstoß können inhaltliche Fehler bestehen, etwa ein unzutreffender Steuersatz. Als Empfänger müssen Sie weiterhin prüfen, ob die Rechnung vollständig und richtig ist. Das Schreiben empfiehlt außerdem, den Prüfbericht als Nachweis aufzubewahren (Randnummer 35a).
Die technische Prüfung ist sinnvoll, aber keine unmittelbare Voraussetzung dafür, dass das Finanzamt eine Rechnung steuerlich anerkennt (BMF-FAQ, Frage 7). Ein grünes Prüfergebnis garantiert auch nicht, dass Sie die Umsatzsteuer aus dieser Rechnung als Vorsteuer abziehen dürfen.
Was Sie bei einer Fehlermeldung tun können
Für den Rechnungseingang empfiehlt sich ein fester Umgang mit Auffälligkeiten. So erhält der Lieferant eine konkrete Rückfrage und Ihre Buchhaltung kann die Klärung nachvollziehen:
- Meldung zuordnen. Lesen Sie, welche Regel und welches Datenfeld betroffen sind. Klären Sie, ob es um einen Fehler in der Datei geht oder um einen Unterschied zu Ihren Auftragsunterlagen.
- Rückfrage konkret formulieren. Nennen Sie Rechnungsnummer, betroffene Angabe und Meldung aus dem Bericht. Bei einer abweichenden Menge ergänzen Sie beispielsweise den zugehörigen Lieferschein.
- Korrektur beim Aussteller anfordern. Ändern Sie eine empfangene Rechnungsdatei nicht selbst, nur damit die technische Prüfung erfolgreich ist. Lassen Sie den Aussteller die gemeldete Auffälligkeit klären und bei Bedarf einen berichtigten Beleg erstellen.
- Erneut prüfen und die Entscheidung festhalten. Prüfen Sie eine berichtigte Datei erneut. Dokumentieren Sie im betrieblichen Ablauf, welche Rückfragen erledigt sind und wer die Rechnung anschließend freigibt.
Nicht jede Meldung hat dieselbe steuerliche Bedeutung. Die Leitweg-ID ist eine Kennung, mit der eine E-Rechnung an die richtige Stelle einer Behörde gelangt. Zwischen Firmen ist sie grundsätzlich nicht nötig; für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Anforderungen. Trotzdem kann das Prüfprogramm ein leeres Feld „Käuferreferenz“ bemängeln. Dieses Feld trägt die technische Bezeichnung BT-10 und hilft dem Empfänger, die Rechnung intern zuzuordnen. Je nach Format ist dort eine Angabe Pflicht, auch wenn keine Leitweg-ID benötigt wird. Prüfen Sie deshalb auch solche Meldungen (BMF-FAQ, Fragen 4a und 6).
E-Rechnung validieren in Landrix Handwerk
In Landrix Handwerk starten Sie die technische Prüfung direkt aus dem Eingangsrechnungsjournal. Sie erhalten einen detaillierten Prüfbericht und können ihn an dieser Rechnung speichern. Damit bleibt das technische Ergebnis dem Beleg zugeordnet, auf den sich eine Rückfrage oder die weitere Bearbeitung bezieht.
Nutzen Sie den Bericht als Grundlage für den nächsten Arbeitsschritt: erkannte Auffälligkeiten klären, die Rechnung mit Ihren Auftragsunterlagen abgleichen und anschließend über die Freigabe entscheiden. Diese fachliche Entscheidung bleibt bei den zuständigen Personen in Ihrem Betrieb.
Bewahren Sie neben dem Bericht auch die E-Rechnung selbst auf. Ein Prüfbericht ersetzt die Rechnungsdatei nicht. Heben Sie zumindest den Teil der Datei mit den Rechnungsdaten so auf, wie er ankam – unverändert und im ursprünglichen Format (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Randnummer 60). Nur den Bericht zu speichern reicht deshalb nicht aus.
Welche Pakete für die technische Prüfung gibt es?
Für die technische Prüfung von E-Rechnungen gibt es Pakete mit 100, 500 oder 1.000 Prüfungen. Die Pakete werden gesondert berechnet. Stand: 15. September 2026; alle Preise zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer.
| Prüfungen je Paket | Paketpreis | Preis je Prüfung |
|---|---|---|
| 100 Prüfungen | 13,00 € | 0,13 € |
| 500 Prüfungen | 60,00 € | 0,12 € |
| 1.000 Prüfungen | 110,00 € | 0,11 € |
Die Konditionen finden Sie auf der Landrix-Preisseite. Wenn Sie die technische Prüfung in Ihren Rechnungseingang einbinden möchten, können Sie über unseren Kontakt das passende Paket und Ihren Ablauf mit uns besprechen.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025. Stand März 2026, insbesondere Fragen 2, 4a, 6, 7, 8, 11 und 12a.
- Bundesministerium der Finanzen: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025. Schreiben vom 15. Oktober 2025, insbesondere Randnummern 35a und 60 auf Seite 4.
- Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): KoSIT Validator. Projektdokumentation, Abschnitte „Introduction“ und „Validation configurations“, abgerufen am 15. September 2026.
- ELSTER / Steuerverwaltung: E-Rechnung ansehen. Beschreibung des Darstellungsangebots, abgerufen am 15. September 2026.