Nach fast zwei Jahren intensiver Verhandlungen hat der EU-Rat das Gesetzespaket zur Reform des Mehrwertsteuersystems verabschiedet, bekannt als VAT in the Digital Age (ViDA). Diese Reform zur Einführung der E-Rechnung und Echtzeit-Umsatzsteuermeldung bringt die Mehrwertsteuerabwicklung in der EU auf ein digitales Niveau, was auch für Handwerksbetriebe einige wichtige Änderungen mit sich bringt. Hier erfahren Sie, was das für Unternehmen bedeutet und wie die neuen Regelungen die tägliche Arbeit im Handwerk erleichtern und zugleich die Transparenz und Fairness im Steuersystem verbessern können.
Hauptziel der Reform ist die Bekämpfung von Steuerhinterziehung und Steuerbetrug, ein Problem, das die EU jedes Jahr Milliarden Euro kostet. Durch die Echtzeit-Datenübermittlung wird es für Betrüger schwerer, Lücken im System auszunutzen, da verdächtige Aktivitäten sofort erkannt und nachverfolgt werden können. Außerdem wird die steuerliche Transparenz im digitalen Raum verbessert, was sowohl den Staatshaushalten als auch den Verbrauchern zugutekommt, indem langfristig eine gerechtere Besteuerung ermöglicht wird.
Warum ist die Reform relevant für das Handwerk?
Für viele Handwerksbetriebe, die ihre Leistungen grenzüberschreitend oder innerhalb Deutschlands erbringen, ist die regelmäßige Mehrwertsteuer-Meldung bisher aufwendig und fehleranfällig. Die neuen Regelungen setzen auf Echtzeit-Datenübermittlung durch E-Rechnungen, die automatisiert an die Steuerverwaltung gemeldet werden. Das bedeutet weniger administrativen Aufwand und mehr Sicherheit, da Steuerbetrug durch digitale Überprüfung effektiver bekämpft werden kann. Für Handwerksbetriebe kann dies eine echte Erleichterung darstellen: Weniger Papierkram und weniger Fehleranfälligkeit durch automatisierte Prozesse schaffen Zeit für das Wesentliche – die eigentliche Handwerksarbeit.
Was ändert sich konkret durch die neuen Vorschriften?
Bisher mussten Handwerksbetriebe ihre Rechnungen an die Steuerbehörden in bestimmten Abständen zusammenfassend übermitteln. Mit den neuen Vorschriften zur E-Rechnung werden Rechnungen in Echtzeit und im strukturierten Format an die Finanzämter gemeldet. In Deutschland wird dabei die XRechnung oder das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 als Standard empfohlen – beides Standards, die von der Landrix Handwerk Software bereits unterstützt werden.
Ab 2025 sollen alle Rechnungen für innerdeutsche und grenzüberschreitende Umsätze digital und maschinenlesbar bereitgestellt werden. Rechnungen in Papierform oder als Bilddatei wie in einem PDF sind dann nicht mehr möglich. Dank der Integration dieser Standards in ein Rechnungsprogramm für Handwerker können Betriebe ohne großen Mehraufwand alle Anforderungen an die E-Rechnung erfüllen und von der Einfachheit des digitalen Rechnungsaustauschs profitieren.
Was bedeutet das für Handwerksbetriebe in der Praxis?
Für Unternehmen bedeutet die Einführung der E-Rechnung und der Echtzeit-Umsatzsteuermeldung eine Anpassung ihrer IT-Infrastruktur und ihrer internen Prozesse. Handwerksbetriebe müssen künftig sicherstellen, dass ihre Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt und empfangen werden können. Mit einer Handwerkersoftware wie Landrix, die diese Anforderungen erfüllt und Schnittstellen für elektronische Rechnungen als XRechnung und im ZUGFeRD-Format bietet, sind Betriebe bestens auf die neuen Anforderungen vorbereitet.
Besonders für Handwerksbetriebe, die international tätig sind, bringt die Erweiterung des sogenannten One-Stop-Shop (OSS) Erleichterungen. Statt in jedem EU-Land eine separate Mehrwertsteuer-Registrierung durchzuführen, können sie künftig die Steuerabwicklung zentral erledigen. Dies soll vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen den Zugang zu internationalen Märkten erleichtern.
Digitalisierung im Handwerk durch pragmatische Lösungen
Die flächendeckende Einführung der E-Rechnung und der Echtzeit-Umsatzsteuermeldung stellt hohe Anforderungen an die digitale Infrastruktur und an EU-Unternehmen. Vor allem für Kleinbetriebe kann die Umsetzung der E-Rechnung eine Herausforderung darstellen. Ein weiterer Aspekt ist die Umsetzung auf nationaler Ebene. Auch wenn das Gesetz europaweit einheitlich ist, steht es den Ländern frei, einige Details anzupassen. In Deutschland wurde z. B. geprüft, ob für den Empfang von E-Rechnungen ein einfaches E-Mail-Postfach ausreicht – mit positivem Ergebnis. Das bedeutet, auch kleinere Handwerksbetriebe können ohne aufwändige Systeme E-Rechnungen empfangen und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen können.
Wichtig ist, dass die automatische Umsatzsteuermeldung nicht ohne kostenpflichtige Portale, wie etwa die DATEV E-Rechnungsplattform möglich sein wird. Zu einer Anbindung der Landrix Handwerk Software an diese Portale erfahren Sie im Januar 2025 mehr.
Die Einigung auf die E-Rechnung und die Echtzeit-Umsatzsteuermeldung markiert einen wichtigen Schritt in die Digitalisierung des europäischen Steuerwesens. Die Reform schafft mehr Transparenz und Effizienz und erleichtert Unternehmen die Abwicklung ihrer steuerlichen Pflichten in der EU. Zugleich profitieren die Mitgliedsstaaten von einem stärkeren Schutz gegen Steuerhinterziehung, und die Verbraucher von einer gerechteren steuerlichen Erfassung digitaler Dienstleistungen.