Landrix Software GmbH & Co. KG

Neue Details zur E-Rechnung ab 2025: Was Unternehmer jetzt wissen müssen

Neues BMF-Schreiben: Details zur E-Rechnung ab 2025

Zum 1. Januar 2025 steht eine wichtige Veränderung im Rechnungswesen bevor: In Deutschland wird die E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze zur Pflicht. Im neuen BMF-Schreiben, das am 15. Oktober 2024 veröffentlicht wurde, sind nun Details zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung ab 2025 präzisiert worden, die für Unternehmer von Bedeutung sind. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen die wichtigsten Punkte der neuen Regelung und was Sie beachten sollten.

Was genau ändert sich?

Ab 2025 müssen Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. PDF-Dateien ohne strukturierten Datensatz reichen künftig nicht mehr aus. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat klargestellt, dass zulässige Formate beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) sind. Diese Formate gewährleisten, dass die Rechnungsdaten maschinell verarbeitet werden können, was die Effizienz in der Buchhaltung und den steuerlichen Prozessen steigert.

E-Rechnung ab 2025: Was bedeutet das für Sie?

Für Sie als Unternehmer bedeutet das, dass Ihre Rechnungssoftware ab 2025 strukturierte Formate unterstützen muss. Zudem müssen auch Ihre Geschäftspartner in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Der Vorteil: Ab 2025 benötigen Sie nicht mehr das Einverständnis des Empfängers zur Ausstellung einer E-Rechnung. Sie können also direkt loslegen – der Empfänger muss jedoch sicherstellen, dass er technisch in der Lage ist, die elektronische Rechnung zu empfangen. Dass ein herkömmliches E-Mail-Postfach zum Empfangen von E-Rechnungen ausreichend ist, hat die Bundesregierung erst kürzlich bestätigt.

Ausnahmen und Übergangsregelungen

Selbstverständlich gibt es auch Ausnahmen. Rechnungen für Kleinbeträge unter 250 Euro sowie Fahrausweise müssen nicht zwingend als E-Rechnung ausgestellt werden. Im neuen BMF-Schreiben wurde darüber hinaus eine Übergangsregelung eingeführt: Unternehmen können bis Ende 2026 weiterhin Papierrechnungen oder unstrukturierte elektronische Formate verwenden, sofern der Empfänger dies akzeptiert. Diese Übergangsregelung gibt Ihnen etwas Zeit, Ihre Prozesse anzupassen.

Probleme bei der Abbildung der Rechnungsinformationen in einer E-Rechnung – was ist zu tun?

Das BMF-Schreiben zur E-Rechnung ab 2025 informiert auch darüber, dass eventuelle Probleme mit fehlenden Informationen in der E-Rechnung durch Berichtigungen behoben werden können und bietet in bestimmten Fällen pragmatische Übergangslösungen an:

  • Rechnungsberichtigung: Falls in einer E-Rechnung wichtige Informationen fehlen oder fehlerhaft sind, können Sie die Rechnung korrigieren. Dabei muss die Berichtigung ebenfalls im strukturierten elektronischen Format erfolgen, genau wie die ursprüngliche Rechnung. Es reicht also nicht, wenn Sie die fehlenden Angaben einfach in einem separaten Dokument nachreichen. Die Korrektur wirkt jedoch so, als wäre sie bereits zum Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung erfolgt.
  • End- oder Restrechnungen bei Anzahlungen: Wenn eine Endrechnung nach einer Voraus- oder Anzahlungsrechnung gestellt wird, müssen bereits gezahlte Beträge korrekt verrechnet werden. Da dies in der aktuellen Technik der E-Rechnung nicht immer vollständig abgebildet werden kann, ist es bis Ende 2027 zulässig, stattdessen eine sogenannte Restrechnung zu stellen. In solchen Fällen können Sie einen unstrukturierten Anhang (z. B. PDF-, Bild- oder Textdatei) beifügen, um alle notwendigen Informationen zu übermitteln.
  • Hybridformate (z. B. ZUGFeRD): Bei Hybridrechnungen, die sowohl strukturierte Daten als auch ein lesbares PDF enthalten, können kleine Abweichungen zwischen den Daten und dem PDF auftreten. Unter diesen Umständen sind die strukturierten Daten ausschlaggebend für den Vorsteuerabzug. Kleinere Unterschiede, wie Rundungsfehler oder leicht verkürzte Beschreibungen, werden in der Regel nicht beanstandet.

Warum ist die Umstellung wichtig?

Die Einführung der E-Rechnung ist ein entscheidender Schritt hin zur Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Durch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten können Sie Zeit und Kosten einsparen – insbesondere bei der Rechnungsprüfung, im Zahlungsverkehr und bei der Archivierung. Zudem trägt die elektronische Rechnungsstellung zu mehr Transparenz und einer besseren Nachvollziehbarkeit der steuerlichen Vorgänge bei.

Das sollten Sie jetzt tun:

  • Überprüfen Sie, ob Ihre derzeit genutzten Softwarelösungen, wie zum Beispiel Ihre Buchhaltungssoftware, die geforderten Formate für E-Rechnungen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) unterstützen.
  • Informieren Sie Ihre Geschäftspartner über die bevorstehenden Änderungen und stellen Sie sicher, dass diese in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen.
  • Nutzen Sie die Übergangsfrist bis Ende 2026, um Ihre internen Abläufe zu optimieren und notwendige technische Anpassungen vorzunehmen.

Die Umstellung auf die E-Rechnung, die vom BMF im Rahmen des Wachstumschancengesetzes angestoßen wurde, bringt zweifellos einige Veränderungen mit sich. Bereiten Sie sich rechtzeitig auf die neuen Anforderungen vor, damit Sie ab 2025 bestens aufgestellt sind!

Landrix Handwerk konzentriert sich als spezialisierte Software für Handwerker auf Auftragsabwicklung, Projektverwaltung und Kundenmanagement. Dabei spielt auch die Unterstützung von E-Rechnungen, etwa über die Schnittstellen für XRechnung oder ZUGFeRD, in unserer Handwerkersoftware eine Rolle, weil Rechnungsstellung ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsprozesses ist.

Cookie Consent mit Real Cookie Banner