Reicht ein E-Mail-Postfach zum Empfangen von E-Rechnungen aus?

Am 1. Januar 2025 kommt die E-Rechnungspflicht in Deutschland – auch für Handwerksbetriebe. Eine Übergangsregelung soll es nicht geben. Viele Unternehmen, vor allem kleine und mittelständische Betriebe, fragen sich nun: Reicht ein herkömmliches E-Mail-Postfach aus, um den Anforderungen zu genügen, oder benötige ich besondere IT-Systeme? Die gute Nachricht: Ja, ein E-Postfach reicht für den Empfang von E-Rechnungen aus, wie die Bundesregierung bestätigt hat. Doch es gibt einige wichtige Details, die mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen beachten sollten.

Was bedeutet das für Handwerksbetriebe?

Für viele Handwerker stellt die Umstellung auf die E-Rechnung eine Herausforderung dar, obwohl keine teuren IT-Investitionen dafür notwendig werden. Ein gängiges Mail-Postfach reicht aus, um Rechnungen zu empfangen. Dennoch ist es wichtig zu verstehen, dass eine E-Rechnung kein Bild- oder PDF-Dokument ist. Stattdessen handelt es sich um ein strukturiertes Format (z.B. X-Rechnung oder ZUGFeRD), das maschinenlesbare Daten enthält und den Anforderungen der europäischen Norm EN16931 entspricht. Diese Daten müssen korrekt in das Buchhaltungssystem integriert und archiviert werden.

Welche Alternativen gibt es zum E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen?

E-Rechnungen müssen zwangsläufig elektronisch übermittelt werden. Hat ein Unternehmen kein Mail-Postfach, gibt es mehrere Alternativen, um Rechnungen zu empfangen:

• Elektronische Schnittstellen: Viele Unternehmen und Buchhaltungssoftware bieten die Möglichkeit, Rechnungen direkt über eine API zu empfangen. Diese Methode ist besonders für Betriebe geeignet, die größere Mengen an Rechnungen verarbeiten oder die Prozesse automatisieren wollen. Die Rechnungen werden dann direkt in das Buchhaltungssystem eingespielt.
• Online-Portale: Es gibt zahlreiche Online-Portale für den Empfang, Versand und die Verwaltung von elektronischen Rechnungen, die sich auch in einem strukturierten Format herunterladen lassen.
• Rechnungsausstellung über Dienstleister: Es besteht zudem die Möglichkeit, externe Dienstleister zu beauftragen, die Rechnungen empfangen und in einem Format bereitstellen, das für die jeweiligen Abläufe im Unternehmen geeignet ist. Solche Dienstleister übernehmen nicht nur den Empfang, sondern auch die Archivierung und Verwaltung der Rechnungen.
• Cloud-basierte Buchhaltungssoftware: Moderne Cloud-basierte Buchhaltungsprogramme bieten integrierte Lösungen zum Empfang von elektronischen Rechnungen an. Empfänger erhalten die Rechnungen direkt über das Buchhaltungsprogramm, ohne ein separates Mail-Postfach oder Portal nutzen zu müssen.

Vorteile der E-Rechnung

Auch wenn die Umstellung zunächst Aufwand bedeutet, bringt die elektronische Rechnung einige Vorteile, insbesondere für Handwerksbetriebe:

• Zeitersparnis: Rechnungen können schneller verarbeitet und bezahlt werden.
• Fehlerreduktion: Durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses sinkt die Wahrscheinlichkeit von Tippfehlern oder Missverständnissen.
• Nachhaltigkeit: Der Papierverbrauch wird reduziert, was nicht nur die Umwelt schont, sondern auch Kosten spart.
• Schnellere Bearbeitung: Da E-Rechnungen direkt maschinell verarbeitet werden können, kann der Rechnungs-Workflow deutlich beschleunigt werden.

Was ist bei der Aufbewahrung zu beachten?

Auch wenn das Empfangen der Rechnung per E-Mail einfach klingt, gibt es Vorschriften, die Handwerksbetriebe beachten müssen. Die E-Rechnung muss elektronisch aufbewahrt werden, und zwar gemäß den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD). Dies bedeutet, dass die Rechnungen in ihrer ursprünglichen elektronischen Form archiviert und im Fall einer Betriebsprüfung leicht zugänglich gemacht werden müssen.

Was, wenn der Lieferant keine E-Rechnung ausstellt?

Es kann passieren, dass der Baumarkt oder ein Zulieferer keine elektronische Rechnung ausstellen kann. In solchen Fällen besteht die Möglichkeit, die Rechnung zunächst als sonstige Rechnung (z.B. in Papierform oder PDF) zu empfangen und diese im Nachgang durch eine E-Rechnung zu ersetzen. Für kleinere Rechnungsbeträge unter 250 Euro gibt es eine Ausnahme: Hier ist die Ausstellung einer E-Rechnung nicht verpflichtend.

Wie bereiten sich Handwerksbetriebe am besten vor?

Auch wenn ein E-Postfach zum Empfangen von Rechnungen ausreicht, ist es ratsam, sich frühzeitig mit den technischen Anforderungen auseinanderzusetzen. Hier einige Tipps für Handwerker:

1. Überprüfung der Buchhaltungssoftware: Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware in der Lage ist, E-Rechnungen im X-Rechnungs- oder ZUGFeRD-Format zu verarbeiten. Landrix Handwerk bietet diese Möglichkeit – kostenlos.
2. IT-Dienstleister oder Steuerberater einbinden: Holen Sie sich Unterstützung bei der technischen Umsetzung und der Sicherstellung, dass alle Anforderungen der GoBD erfüllt sind. Auch wenn Sie unsere Software nicht einsetzen, stehen wir Ihnen als Berater gern zur Verfügung. Wir verfügen über eine umfangreiche Expertise in diesem Bereich.
3. Archivierung sicherstellen: Sorgen Sie dafür, dass die elektronische Archivierung der Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Es gibt zahlreiche Softwarelösungen, die diesen Prozess automatisieren.

Zusammenfassung

Ja, ein herkömmliches Mail-Postfach reicht aus, um ab 2025 E-Rechnungen zu empfangen – doch damit ist es nicht getan. Für Handwerksbetriebe gilt es, die Anforderungen an die Speicherung und Weiterverarbeitung der Rechnungen zu beachten. Wer sich rechtzeitig vorbereitet, kann von den vielen Vorteilen der E-Rechnung profitieren und den Umstellungsprozess möglichst reibungslos gestalten. Verbände wie Handwerkskammern sowie IT-Dienstleister und Steuerberater können hierbei Unterstützung bieten. Wir beraten Sie ebenfalls gern.